重庆机电职业技术大学

经费使用报销管理办法

第一章  总 则

第一条  为了加强学校经费管理，提高经费使用效率，统一费用的开 准和报销程序，合理控制经费支出，本着规范管理、有效保障，勤俭节约的原则，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《现金管理暂行条例》、《高等学校财务制度》、《重庆市民办学校财务管理办法》《民间非营利组织会计制度》等有关财经法规，结合学校实际情况，特制定本办法。

第二条  审批原则

学校财务报销审批必须遵循授权审批原则；权责明确、权责相当原则；不相容职务分离原则。

具有财务报销审批权限的人员只能在其授权范围内行使审批权，并对所审批事项的真实性、合法性和合规性负责，审批权限和责任应当对等；具有财务报销审批权限的人员在行使审批权的过程中必须相互监督、相互制约。业务经办人和审批人必须分离，当具有审批权限的人为经济业务事项的经办人时，由该经济业务事项分管校领导审批；当校领导既是经济业务事项经办人又是该经济业务事项的分管校领导时，由学校校长审批。

第三条  本办法中所称经费是指人员经费、教学运行费（办公费、市内外差旅费、业务招待费、培训费、资料费、学生活动费）、专项教学经费、专业建设费、基本建设支出及设备购置等。

第四条  经费报销必须提交合法、合规、完整、真实的原始凭证。各部门负责人应严格审核费用的真实性，财务处应当审核票据的合法合规性及费用标准。各环节审批人应当各司其职，如审计发现违规问题，经查实，将视问题性质追究审核、审批人责任。

第五条  本校教职员工在办理经费使用报销时，必须遵守本办法。

第二章  人员经费使用报销规定

第六条  工资福利费等人员经费用支出按学校工资制度及标准执行，工资福利方案须报学校理事会审批。

一、每月8日前人事处将审批后的上月工资表和电子文档提交财务处。人事处所提交材料应当包含人员增减变动、额度变动、标准变动、扣款、社会保险等信息。

二、每月10日由财务处通过银行代发形式发放上月工资。

三、每月10日之后员工可到人事处核对工资。

第七条  临时工资支付流程与工资支付流程一致。

第八条  社会保险金支付流程。

一、人事处每月10日前将审批后的社会保险金支付标准材料（当月人员增减变动，标准变动应做标注）提交财务处，若有差异应查明原因并及时更正。

二、财务处在每月15日前，根据人事处办理的社会保险金完成支付。

第九条  福利费支出（如生活补贴）由人事处按审批后的标准填写报销单或发放表，按审批流程完成审批后提交财务处，由财务处提交银行统一代发。财务处按规定将福利费支出并入工资薪金，以计算代扣个税标准。

第三章 办公费报销规定

第十条  办公费用实行切块包干，超支自付的原则。各部门及二级学院办公经费按每人150元/年的标准使用。办公费用含：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、装订夹、白板笔、签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、涂改液、纸杯、桶装水等（专项用的办公用品如考试用纸、墨盒碳粉、硒鼓、光盘不计算在部门办公用品内）。

第十一条  各部门根据工作实际需要拟订办公用品请购计划，经部门负责人审核是否在预算范围内，报分管校领导签字同意，把采购申请单报后勤处统一购买。办公用品及低值易耗品应由后勤处办公用品库管员验收保管，进行收发存台账的登记及管理，保证账实相符，月底根据收发情况按部门编制办公用品领用存报表扣预算。个人领用、借用须完清签字手续，以按规定办理经费用使用报销。

第十二条  各部门申请购置办公用品、印刷品时，需注明用途、数量、规格型号，后勤处须查明是否可调节使用，再确定是否采购，报领导审批后执行。

第四章  差旅费使用报销规定

第十三条  差旅费分为市内差旅费和市外差旅费。

市内交通费指在市区内办理公务产生的公交费，凡市内办理公务的处级以下人员，原则上仅报销公交费，因特殊情况报销出租车费的，事先须取得分管校领导的批准，员工上下班或因私产生的交通费不在此列。

市外差旅费是指员工因学习、考察、洽淡等公务赴学校所在地以外地区产生的费用。包含长途交通工具交通费、出差目的地的市内交通费、保险费、住宿费、会务费等。

第十四条  车船票、飞机票遗失除按上述相关规定审批外，还须书面说明情况，由部门负责人、财务处负责人、财务分管校领导审批。 

第十五条  因参加上级主管部门统一安排的会议，食宿费超过学校规定报销标准的凭会议通知据实报销。

第十六条  所有因公报销车费的员工，报销时必须在车票背面注明事由、时间、乘车起点和终点。

第十七条  市外差旅费报销标准及报销程序见《重庆机电职业技术大学差旅费报销规定》。

第五章 业务招待费使用报销规定

第十八条  业务招待费是指因工作需要招待相关部门或单位而发生的费用。

第十九条  业务招待费使用坚持勤俭节约，反对铺张浪费，严禁大吃大喝，按照必要、小额、合理的原则使用，只能用于学校业务招待支出，不得用于高消费场所和正常招待以外的支出。

第二十条  业务招待费的范围。上级主管单位、政府部门到我校检查工作及兄弟单位间的因公接待；学校承办的各种会议的接待；各部门的对外工作的必要接待。

第二十一条  严格执行业务招待费年度预算管理，在预算内按报销审批流程审批和报销。

第二十二条  招待费发票报销时必须附公务接待函、邀请函等，并说明招待人员、事由、日期以及证明人。报销人、证明人及部门负责人必须在每张原始费用单据上签字审批。签单人在签单消费时必须写明费用承担部门。

第二十三条  校级公务接待由党政办公室安排，早餐标准：10元/人，其他工作餐标准：12-20元/人。重要宾客接待，餐费标准（含酒水）不超过120元/人；项目业务接待，由相关业务部门安排，餐费标准（含酒水）不超过100元/人。所有接待校内陪同人员原则上不超过3人。特殊情况需经校长审批。

第二十四条  在报销签单招待费时，报销人须加附费用分割清单，将费用分配到各部门且须有相应部门负责人的签字确认。

第二十五条  因工作特殊需要，需赠送礼品的，按业务招待费审批流程执行，礼品的购买和领用一并计入业务招待费标准。

第六章 教师培训费、资料费及其他费用使用报销规定

第二十六条  费用标准

一、教师培训费按学校统筹安排，由人事处统一管理，各部门教师培训需求应及时报送人事处，人事处根据实际需要编制年度培训计划列入年度培训费预算并进行分配。

二、图书资料费在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《图书资料申请表》，在报销前必须到图书馆资料管理人员处进行图书登记，由图书馆列入学校图书目录清单，作为馆藏图书管理。资料管理人员登记后在资料发票背面签字。 报刊征订由党政办、图书管统一安排。

三、其他费用（除各二级学院学生工作经费按每生30元/年的标准使用）根据实际需要按审批程序审批后据实支付。

第七章 固定资产、物资采购经费使用报销规定

第二十七条  固定资产购置包括各类设备、图书购置，实验室设备购置、信息系统维护及软件购置等。物资采购包括学校日常运行购置的低值易耗品、教学物资、办公用品等，所有物资采购归集由采购中心进行采购，经采购中心同意除外。

第二十八条  固定资产、物资采购报销。

一、固定资产和物资采购按学校《采购管理办法》办理，固定资产根据批准的项目立项申请书，物资采购根据批准的采购申请，大额、批量购置固定资产应通过招投标程序并签订经济合同。

二、报销标准为相关合同、协议及批准生效的采购申请。

三、结账报销时，物资采购报销须附入库单，固定资产购置、设备类实验室改造、建设等需附验收报告、固定资产转固单及合同、付款进度等相关佐证材料。

四、固定资产验收（应安装调试完毕）无误后，经办人凭发票、合同等资料办理验收、转固手续，按规定填写付款单，按资本性支出规定审批程序审批。若需支付预付款，应根据合同条款规定按借款流程办理借支手续，并在事件结束5个工作日内办理报销手续。

第八章 基本建设经费使用报销规定

第二十九条  基本建设经费包括房屋建筑物购建、大中型校舍维修改造、实验室建设（基建部分）等。

一、所有基本建设项目必须立项论证，流程管理由基建处制订《基本建设项目管理办法》。

二、基建、大型修缮等工程类支出报销，需要附施工单位工程进度付款申请，相关合同复印件、甲方现场监理和工程人员验收意见，结算中心审核进度意见、工程决算等书面材料。

第九章  专项建设经费使用报销规定

第三十条  专项支出范围

专项支出包括专门立项的费用，包含专业建设费、课程建设费、项目建设费等支出。

第三十一条  费用标准的确定程序

专项支出费用标准由主管部门负责人向学校领导提交请示报告，经校领导审签同意。请示报告须包含项目可行性分析报告、项目建设方案等。

第三十二条  财务报销流程。

一、报销依据为请示报告的，报销人向财务处提交审批后的请示报告，财务处进行备款工作。

二、报销依据为合同协议的，报销人须向财务处提交合同或协议原件。合同内应注明付款方式，合同专用章印迹清晰，使用规范。

三、付款流程。由经办人整理发票等资料并填写费用报销单，填写规范参照日常费用报销一般规定；按审批流程完成审批；财务处根据审批后的报销单金额付款；若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

四、项目资金的使用和报销可以参照《重庆机电职业技术大学项目资金管理办法》执行。

第十章 经费使用报销流程

第三十三条   预算内资金的审批流程

一、预算内资金审批流程及权限

审批基本流程：经办人→部门负责人→财务处长→分管业务校领导→分管财务校领导→校长。

（一）单笔金额在5000元以下的，由经办人员提出申请，逐级经过部门负责人、财务处处长、分管业务校领导签字审批后支付。

    （二）单笔金额在5000元以上（除采购、维修、基建业务报销外），由经办人员提出申请，逐级经过部门负责人、财务处处长、分管业务校领导、校长签字审批后支付。

（三）单笔金额在5000元以上（采购、维修、基建业务报销），由经办人员提出申请，逐级经过部门负责人、财务处处长、分管业务校领导、分管财务校领导签字审批后支付。

二、预算外资金审批流程及权限

审批基本流程：经办人提起→部门负责人审核→分管业务校领导审签→校长审核→校长办公会审议→理事会审议。

（一）单笔金额在100000元以下的，由经办人员提出申请，逐级经过部门负责人、分管业务校领导、校长签字审批后支付。

（二）单笔金额在100000元以上500000以下的，由经办人员提出申请，逐级经过部门负责人、分管业务校领导、校长、校长办公会签字审批后支付。

（三）单笔金额在500000元以上的，由经办人员提出申请，逐级经过部门负责人、分管业务校领导、校长、校长办公会、理事会会议签字审批后支付。

第十一章  经费借款审批与核销规定

第三十四条  单笔金额在2000元以下的借款，原则上不办理经费借款手续。

第三十五条  借款办理实行“一事一借、按时清理、按时结算”原则，实际支出应与借款用途相符。除设备购置和基本建设支出外，一个项目最高可连续借款两次；前款未清，又无正当理由的，原则上不得再次借款，当年借款不还的从本人工资扣除。

第三十六条  办理借款事项的借款人须是学校在编在岗的教职工.借款单内容要素齐全，须明确填写借款部门、时间、用途、方式及大小写相符的金额；借款金额须与借款用途所需资金相符，并提供佐证材料，如审批后的会议通知、项目报告、经费预算数据、活动方案等，并按要求提供相关合同、物资采购申请单等支撑材料。

第三十七条  核销借款的期限。

一、除购置设备借款外，其他所有借款的核销，须在该事宜完成后一周内完成，办理报账核销借款手续。

二、设备借款的核销，须在各类手续完成后的3个月内，办理报账核销借款手续。

三、基建、修缮项目借款的核销，须在审计（结算）完成后的3个月内，办理报账核销借款手续。

第十二章  经费使用报销票据管理

第三十八条  所有票据必须是合法的正式发票，白条不予报销；公务活动中因个人原因产生的违章罚款单据不予报销。

第三十九条  原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行分张粘贴，不得竖向粘贴。

第四十条  原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通讯票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。

第四十一条  单位名称必须填写学校的全称，不能简写或空白；必须填写学校的统一社会信用代码；发票必须清晰的填写与实际发生一致的费用内容，不得变更开票内容；发票金额的大小写必须一致且字迹清楚；开票单位的发票专用章必须清楚。

第四十二条  当年报销发票的日期，必须为6个月内；原则上当年度的发票在当年度完成报销。

第四十三条  因特殊情况超过学校规定报销期限和报销额度确需报销的，除按上述相关规定审批外，还须由分管校领导、分管财务校领导审批。

第四十四条  填开的发票应一次填开，同一张发票笔迹应出自一人之手；不得有不同笔迹二次开具的现象；物品填写不下，须提供物品明细单作为附件，且明细单印章与发票印章一致；汽车修理费发票须附维修项目清单；培训费发票须附文件依据和人事部门的审批表；会议费发票须附会议签到表、会议日程；活动费发票须附活动方案及详细的资金预算；住宿费发票需详细填写住宿人数和标准；办公用品及固定资产发票须附验收单；公务接待费发票须附点菜清单、就餐人数。

第四十五条  持符合上述规范要求的票据，方可审批报销入账，否则一律退回。

第四十六条  报销时间为每周二、周四。

第十三章  附 则

第四十七条  本办法由学校财务处负责解释。

第四十八条  本办法自发布之日起执行，原2017年《重庆机电职业技术学院经费使用报销管理办法》作废。